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上海博聯國際物流有限公司

 

    德國、意大利和法國是中國展商去歐洲參展的主要目的國,這三個國家的會展業發展相對比較成熟,有著國際著名的展覽公司、會展城市及展覽品牌,下面筆者結合多年實際操作經驗就歐洲(主要是西歐)的展覽運輸要求及注意事項做一分析介紹。

    德國的主要會展城市主要有法蘭克福、科隆、杜塞爾多夫、漢諾威及慕尼黑、埃森等,上述城市匯集了德國絕大部分的國際知名展會,比如法蘭克福的國際消費品展、科隆國際五金展、杜塞爾多夫國際廣告展、漢諾威工業展、慕尼黑印刷展、埃森輪胎展等等。這些展覽都是中國展商非常感興趣并且積極參展的。對于德國的展覽運輸,通常目的港是荷蘭的鹿特丹或者德國的漢堡這2個港口,對于到達目的港的截止期,通常為開展前的10至15個工作日,以便國外代理有充足的時間完成相關的海關手續。貨物在上述港口完成清關(永久進口或者臨時進口)手續后,再陸運至開展城市。由鹿特丹或者漢堡運送至展會目的城市通常在3個工作日左右。通常由國內港口海運至鹿特丹或漢堡需要30天左右,故展商在國內要預留充分的備貨時間,按照國內貨運公司的時間截點要求將貨物及時運送之出貨港。德國展運代理對于晚到貨物通常加收高額的晚到費,根據晚到的具體時間加收總費用的30%至100%不等,且不保證能夠在開展前將展品送至展位。為了保證能夠在開展前順利布展,請展商一定要及時備貨發貨并提供國內運輸公司相應的報關、清關資料。德國人素以做事嚴謹認真而著稱,他們對于清關文件的要求也非常嚴格。展商必須在發票/箱單上明確顯示所有展品的英文品名、海關編碼、型號以及毛/凈重、體積、單價/總價等。對于國內參展商,有三點需要特別注意:首先是如果展商運輸的展品有部分是展會結束后計劃回運國內或者轉運至其他國家;部分是展會結束后銷售或者贈送,則對于國外清關來講前者需做臨時進口的清關,后者需做永久進口的清關。展商需要按照德國海關的要求分別準備兩套清關資料,即永久進口清關文件和臨時進口清關文件,而不能將二者混在一起。通常其他國家對于上述情況也都有相同的要求。還有一點是關于展品的貨值,通常國外要求形式發票上的貨值都是CIF價格,即貨物的實際貨值加保險加運費后的價格,也就是通常所說的到岸價。關稅的收取最終是以目的國海關確定的CIF貨值來征收關稅。對于展商來講,必須如實申報展品的實際貨值,如果故意貶低貨值則不會被德國海關接受,從而造成海關重新估值,甚至處以罰款。最終導致展品的清關時間延長,甚至無法及時清關。展商如果因為為了少交關稅而影響到展品順利清關,則實在是得不償失。對于回運(或者轉運)的展品,須提前在國內貿促會申請辦理ATA單證冊,并同其他相關資料(發票、裝箱單等)一并交與運輸代理,從而辦理海關臨時進出口手續。通常ATA單證冊的辦理需要3到5個工作日,展商在備貨時需將申請ATA單證冊的時間考慮在內。歐洲對于包含原木的包裝材料都要求出運前進行熏蒸處理,并且在外包裝箱帖上熏蒸證明,否則將導致展覽品無法順利清關或者被目的國海關退回原出口國。熏蒸的方法為國際通用的HT或者MB方式。建議展商最好不要使用需要熏蒸的材料作為包裝材料(或者包含部分需熏蒸的材料),以避免國外清關不必要的麻煩。

    通常來說德國主要會展城市的展館都有各自合作的展品運輸服務商,幾乎所有的國際展覽也都有一個甚至多個指定的官方貨運代理,負責國外展品到達德國后的清關、臨時倉儲、展位派送等一條龍服務。這些代理通常開展前在展館都有自己的辦公室和臨時倉庫,用來臨時存放展品并負責解決展品進館等相關問題。而國外運輸代理公司在展覽品物流方面的經驗、實力、與組委會及海關的關系等也是保證展商展品能夠順利清關并送達展位的重要因素。正是所謂質優價高,官方運輸代理的費用往往比其他貨運代理的價格要高,但是官方代理提供的運輸服務也更加周到安全,值得展商信賴。對于展覽品來說,順利清關并送至展位是最重要的,在此基礎上方考慮價格等其他因素。需要特別指出的是,展覽物流對時間的要求要比普通貨物出口嚴格得多,如果開展時展品還沒有到達展位,損失將是無法估量的。所以展商以正常的海運(空運)出口方式運輸展品是保證展品順利送達展位的唯一方式。如果展商隨身攜帶展品進入德國,一旦被德國海關查驗到則需要補交關稅,甚至沒收展品、罰款等,所以建議展商不要采取此種方式。另外德國海關不接受沒有申報貨值的任何物品,展商須將的目錄、宣傳頁及小贈品等都以真實的貨值進行如實申報,以免影響清關。有時德國展運代理還會要求展商提供印有相應展品資料的目錄,以便德國海關清關時使用。展品完成清關之后通常會在運輸代理公司的倉庫做臨時倉儲,然后在開展前派送至展商展位。通常來講,如果是組委會指定的官方運輸代理或者是專業展覽物流服務商,他們都會在展館里有臨時倉庫,展商的貨物在開展前幾天通常就存放在他們展館里的臨時倉庫,非常方便開展前的派送。這樣的運輸代理甚至在展館里還設有專門的辦公室,負責解決處理相關事宜。如果是一般的運輸商,就很難做到這樣的服務了。這就是為什么國內展覽品運輸的報價高低不等,甚至相差非常大。為了保證展品能夠在整個運輸過程中的安全、準時、便捷,所以建議展商還是尋找專業操作展覽物流的貨運公司,雖然他們的費用可能比其他的代理高一些,但是畢竟這些貨運公司具備展覽物流操作的豐富理論知識及實踐經驗,把展品交給他們處理更放心。

    對于展覽品來講,通常都有一個體積與重量的換算比,這個換算比通常是一個立方米相當于200至300公斤不等(對于空運通常是一個立方米相當于167公斤)。也就是說對于單件展品來講,如果是比較重的貨物,超過了上述的換算比,則國外的收費是按照體積和重量二者折算后較大的來計費,通常操作展覽物流的貨運公司都會在指南里特別注明此點。德國對于展品進館時間也有著比較嚴格的要求,并不是所有的展品在開展前都可以進入展館。一般來說組委會對于展品進館時間都有著明確的規定,如果是用來搭建展位用的展品,則可以提前3至5天送至展位,如果是展商用來展示的樣品,則通常是只能在開展前的1至2天才能送至展位。對于運輸代理公司和展商來講,只能按照組委會的規定來派送展品、布展。如果展商有超大或者超重的展品,則需要提前跟運輸代理公司確認,以便安排相關的機械設備(叉車、鏟車等)及人力。需要指出的是,這些服務都是需要另外收取費用的。比如叉車使用費根據重量(2噸、3噸、5噸等)的不同也不同,通常是在每小時50歐圓至80歐圓不等,而且最低計費標準通常為2個小時。歐洲的人工費是比較高的,如果碰到正常工作時間以外或者節假日,則所有費用加收50%至100%不等。對于大型機械設備,因須用到相關輔助工具(叉車,鏟車等),國外展覽運輸服務商通常都會事先聲明展品在展位的擺放為一次性到位服務,需展商務必提供詳細的展位圖及展品擺放位置圖,同時須在展品外包裝英文注明朝向(如“此面朝外”,“此面朝內”等),從而使展品擺放位置準確。如果展品一次擺放服務后需要挪動位置,則需要額外加收相關費用。德國的清關費用通常都在200歐圓/票/展商左右,再加上目的港港口費用、陸運至展館費、運輸代理公司展館派送服務費等,這也是為什么德國的展覽物流報價通常都會在每個立方米3000圓人民幣以上的原因。需要指出的是,對于回運展品的運費要比去程運費稍貴,因為國外展品運輸服務商需要把展商的展品空箱在開展前統一收集并且臨時存儲,在展會結束時在送至展位。這個費用德國也是按照展品空箱的體積來收取費用的。還有兩點需要提醒展商特別注意,首先是展品的包裝箱一定要盡可能的牢固、可靠,在整個運輸途中展品要經歷多次的搬運、裝卸,很多國內展商的包裝箱到了目的港后已經破損,嚴重的甚至展品也遭到了損壞,這樣就直接影響到了參展效果。其次就是外包裝箱的嘜頭一定要按照運輸代理的要求來張貼,通常嘜頭上要顯示展會名稱、展商名稱、展館號、展位號以及箱號、體積、重量等信息。尤其是展商的展館號、展位號一定要準確清晰,只有這樣才能保證在展館派送的時候能夠準確送達展商的指定展位。

    意大利、法國及其它歐洲國家對于展覽品運輸的要求與德國大致相同。意大利的國際性展會主要集中在米蘭,此外還有博羅尼亞、佛羅倫薩、加達等城市。展品海運目的港通常為熱那亞,到達目的港的時間在一個月左右。法國的國際性展會主要集中在巴黎,此外還有里昂、戛納等城市。展品海運目的港通常為勒阿弗爾,到達目的港的時間也在一個月左右。與德國的不同之處在于,意大利與法國人的工作節奏相對來說比較緩慢,對于時間的觀念不如德國人那樣認真,節假日也通常是不會加班工作的。因此對于國內展商來講,就要更加按照他們要求的時間截點來安排展品運輸,避免展品晚到目的港。否則展品到達國外之后的清關、運輸、派送工作都會大受影響。還有一點需要說明的是,對于任何運輸,都有可能碰到不可抗拒力,比如船公司某個航次的遲開、取消、航船途中的機械故障、中轉港甩箱等,還有臺風、雨雪等惡劣天氣影響,甚至國外目的港的押箱等等。所以運輸服務商在決定發貨期的時候也必須把上述因素考慮在內。

    跟展覽一樣,展覽品運輸也是一個涉及較多領域的系統工程,需要國內參展商、國內招展公司、國內展覽運輸服務商、國外展覽運輸服務商等共同協作配合,遵守我國海關相關法律及目的國海關的有關規定,從而保證展品順利、及時地送達展位,使參展商順利布展,以飽滿的熱情全心投入到展會中去,取得最佳參展效果。

 

此文章發表在<<中國展覽>>雜志2007年第四期

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